1. Beschreibung

Als "Event / Seminar Assistant" bist du Teil des Eventteams und hilfst beim Aufbau, Organisation und Umsetzung von exklusiven Events. Du bist verantwortlich für Locationssuche, Speakerauswahl, Hotels, Teilnehmerunterlagen sowie die Aktualisierung der Website mit den neusten Terminen rund um die Veranstaltung.

Gleichzeitig entwickelst du mit deinem Team alle Event-Prozesse des C.O.R.E. Frameworks weiter, plant neue Event-Formate und erarbeitest die Unterlagen für die exklusiven Events, z.B. Präsentationen, Feedbackbögen, Arbeitshefte oder Checklisten. Außerdem bist du verantwortlich für den Einkauf der notwendigen Event-Dienstleistungen vor Ort.

2. Deine Ziele

Als Event / Seminar Assistant ist es dein Hauptziel, eine spektakuläre Event-Serie für Consultants, Experten, Influencer und fortgeschrittene Online-Unternehmer im DACH-Raum zu etablieren. Dafür betreust du ein echtes "High-End" Mastermind, welches 4x im Jahr in exklusiven Locations im europäischen Mittelmeerraum stattfindet.

Als eines der Kernziele entwickelst du unsere Events zu wiederkehrenden Veranstaltungen weiter, die einen exzellenten Ruf in der Branche genießen. Du sorgst dafür, dass TrafficPrisma als Superbrand wahrgenommen wird, die Events reibungsfrei ablaufen sowie stets eine hohe Sicherheit für Teilnehmer, Speaker und Gäste gewährleistet ist.

Du nimmst deine Aufgaben so wahr...

✓ dass alle in deinem Bereich anfallenden Aufgaben sachlich richtig, zügig, termingerecht, kompetent und wirtschaftlich erledigt werden;

✓ dass Vorgesetzte jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand der Vorbereitungen, des Events oder der Nachbereitungen haben;

✓ dass der Ruf des Veranstalters als ein kreatives, leistungsfähiges und seriöses Unternehmen intern wie extern gefestigt wird;

✓ dass aus den Veranstaltungen besondere Kundenerlebnisse werden, die sich positiv und nachhaltig im Gedächtnis der Teilnehmer festigen;

✓ dass die Events sich positiv auf die Entwicklung und Wahrnehmung aller Produkte und Dienstleistungen von TrafficPrisma auswirken;

✓ dass das Unternehmensimage in den Charakter der Events eingeflochten wird und mit der richtigen Mischung die Teilnehmer erreicht;

✓ dass eine schlüssige, professionelle und integre Kommunikation vor, während & nach Events mit allen Teilnehmern sichergestellt wird;

✓ dass eine sichere, zuverlässige und reibungsarme Umsetzung der Veranstaltungskonzepte gewährleistet ist und bleibt;

✓ dass das öffentliche Echo und die Bedeutung der Veranstaltung einer möglichst exklusivem und professionellen Aura entspricht;

✓ dass die Zusammenarbeit mit anderen Stellen des Unternehmens sowie mit externen Kooperationspartnern jederzeit reibungslos funktioniert und insgesamt eine gute Zusammenarbeit gewährleistet ist;

✓ dass die Wirtschaftlichkeit der Events allzeit gewahrt, der Kundennutzen gesteigert und die Betreuung der Teilnehmer verbessert wird;

✓ dass alle Event-Promotions, Trailer sowie Teilnehmermaterialien einen stets professionellen, sauberen & strukturierten Eindruck machen;

✓ dass alle Event-Prozesse, Abläufe, Funnels, Workflows, Dokumente, Unterlagen und Dokumentationen stets auf dem neusten Stand gehalten und systematisch korrigiert, optimiert und verbessert werden.

3. Deine Aufgaben

Deine Aufgaben als Event / Seminar Assistant sind vielfältig und müssen sich nicht direkt nur auf deine Position beziehen. Vielmehr sind die Aufgaben im Kontext deiner Position sowie ggf. deines Teams zu verstehen, welches du führst oder dessen Teil du bist:

✓ Ausarbeitung von klaren Richtlinien, Checklisten, Teilnehmerunterlagen, Präsentationen, Prozessen und Abläufen für den Bereich Events;

✓ Entscheidung über den Abschluss von speziellen Versicherungen (Sach-, Unfall-, Ausfallversicherungen u.ä.) und die Beauftragung spezialisierter Subunternehmer mit der Erbringung von Dienstleistungen;

✓ Vertragsgestaltung mit Speakern, Hotels, Locations, Chateringdienste, Autovermietungen, Reisebüros und lokalen Dienstleistern;

✓ Regelung von Reklamationsfällen von Tickets und erworbenen Produkten auf Events sowie Informierung Vorgesetzter über Gründe;

✓ Kontrolle der Zufriedenheit von Teilnehmern, Speakern und externen Dienstleistern sowie Durchführung von Befragungen;

✓ Kalkulation und Kostenkontrolle der Veranstaltungen sowie Durchführung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen und Zieldefinitionen;

✓ Entwicklung attraktiver Ideen, die sich als Grundlage für neue Konzepte eignen oder die bestehenden Events weiter verbessern;

✓ Ausarbeitung von Konzepten wie Roadshows, Masterminds, Seminare und Workshops, um diese dem Event-Manager zu präsentieren;

✓ Dokumentation relevanter Prozesse, Systeme, Abläufe, Dokumente und Checklisten zu bestehenden oder neuen Veranstaltungen;

✓ Entwicklung von Event-Unterlagen wie Tickets, Handouts, Handbücher, Präsentationen, Armbänder, Aufsteller, Poster, Rollups etc.;

✓ Koordination sämtlicher Angelegenheiten bei Events sowie Abstimmung aller Maßnahmen mit Kollegen, Teams oder Externen;

✓ Gemeinsame Planung von professionellen Angeboten mit den Trainern der Events, um hochpreisige High-Tickets zu generieren;

✓ Umsetzung von Akquise und Kampagnen sowie Pflege der Teilnehmer- und Kundenkontakte vor, während und nach den Events;

✓ Recherche nach passenden Veranstaltungsorten, Catering-Services und externen Dienstleistern sowie selbstständiges einholen von Angeboten, um diese zu vergleichen und im Rahmen des Budgets zu buchen;

✓ Umsetzung erforderlicher Sicherheitsmaßnahmen unter Berücksichtigung der geltenden Gesetze und Vorschriften in Zusammenarbeit mit Behörden, Feuerwehr, Polizei, Agenturen oder Security-Dienstleister;

✓ Volle Betreuung der Events vor Ort als Ansprechpartner, Problemlöser, Entscheider und Koordinator aller Angelegenheiten;

✓ Organisation der Pressearbeit, Dokumentation des Presseechos sowie Zusammenarbeit mit Redaktion und Support im Social-Web;

✓ Erstellung von Abschlussberichten für die begleiteten Events samt Daten, Metriken und KPIs, sowie Vorlage beim Event-Manager;

✓ Organisation von z.B. Flyern, Aufstellern, Rollups, Postern, Handbüchern, Merchandise-Artikeln usw. sowie Koordination mit dem Design-Team, Druckhäusern, Agenturen oder externen Services.

4. Dein Profil

Du hast bereits Erfahrung im Bereich Event / Seminar Assistant. Zudem solltest du mit Event-Tools wie Eventbride vertraut sein und dich mit der Organisation von Veranstaltungen auskennen. Du bist ein starker Organisator und nimmst die Herausforderung an, unvergessliche und exklusive Events in die Herzen unserer Kunden zu zaubern.

Außerdem bist du zuverlässig, hast Spaß am Aufbau exklusiver Events und kannst selbstständig denken und arbeiten. Die obere Liste deiner Aufgaben überfordert dich nicht, sondern du betrachtest sie als Leitfaden für die nächsten Jahre und bist langfristig dabei. Dazu kannst du dich klar mit den folgenden Merkmalen und Wesenszügen identifizieren:

✓ jederzeit umgänglich, freundlich und kommunikativ in Gesprächen

✓ emotional kontrolliert, wenn es hektisch und/oder stressig wird

✓ offen & locker, ohne jedoch die Ernsthaftigkeit der Arbeit zu verlieren

✓ ausbalanciert, hilfsbereit und mit sozialer & emotionaler Kompetenz

✓ jederzeit lernfähig, lernbereit und wissbegierig bei neuen Themen

✓ strategisch, planerisch, methodisch, klar und langfristig denkend

✓ inneren positiven Dialog, dankbar dem Leben gegenüber hilfsbereit

✓ motiviert, vorbildlich und fleißig an neue Aufgaben herangehend

✓ strukturiert, zuverlässig, sauber und qualitativ in der Arbeitsweise

Um die Aufgaben optimal lösen zu können, solltest du dich auskennen mit Event-Management, Event-Organisation, Event-Prozessen und deren KPIs sowie eine Affinität für Planung und Kommunikation haben.

Du bist vertraut mit Microsoft Office, Gdrive und kannst dich schnell in neue Cloud-Apps wie Eventbride, Trello, Buffer, Freshdesk oder andere Tools des Techstacks einarbeiten sowie selbstständig Remote arbeiten.

5. Unsere Leistungen

Zuerst bieten wir dir das Ende des Hamsterrads wie in herkömmlichen Bürojobs an! Als reines Internet-Business ermöglichen wir dir zu 100% Remote von den verschiedensten Orten der Erde aus zu arbeiten. Oder auch traditionell vom Home-Office oder Coworking-Space.

Doch wir bieten dir noch etwas anderes, dass mehr Wert ist als geografische oder bürokratische Freiheit: die Teilnahme an und den Aufbau einer Vision die größer ist als wir alle zusammen: Wir sind dabei, einen Unternehmens-Prototypen in der Cloud aufzubauen und damit etwas so komplexes wie Unternehmensaufbau so easy wie Blogging zu machen.

Dabei legen wir bei unseren Scrum-basierten Remote-Teams hohen Wert auf Kommunikation, Engagement und Effizienz. Alle unsere Prozesse sind präzise dokumentiert. Du sorgst dafür, dass diese weiter optimiert werden und (neuen) Mitarbeitern, Partnern und Kunden im C.O.R.E. Framework sowie TrafficPrisma-Account zur Verfügung stehen.

Dafür bieten wir dir folgendes an:

✓ Du erlebst ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit vielen tollen Kollegen.

✓ Du tauchst in eine kreative, lernbereite sowie offene Atmosphäre ein.

✓ Du erhältst viel Raum für eigene Gestaltungen, Verbesserungen & Ideen.

✓ Du wirst jederzeit Unterstützung erfahren, um dich weiterzuentwickeln.

✓ Du hast freie Zeiteinteilung & kannst nach deinem Biorythmus arbeiten.

✓ Du kannst weltweit Kollegen besuchen & temporär im Ausland arbeiten.

✓ Du bekommst Zugriff auf enormes Knowhow & exklusive Masterminds.

✓ Du erhältst aufgrund unseres Produktes tiefe Einblicke in Unternehmen.

✓ Du bekommst eine FitnessGym-Card für deine Stadt & Ernährungsplan.

✓ Du kannst Gratis alle Amazon-Kindle Ebooks & Udemy-Kurse beziehen.

✓ Du nimmst teil an 2 "Come Together" Retreats/Jahr mit unserem Team.

✓ Du wirst geführt von erfahrenen Leadern & einem starken Management.

✓ Du bekommst eine intensive Ausbildung sowie permanentes Training.

Genieße Freiräume bei der Gestaltung von Aufgaben. Treffe Entscheidungen gemeinsam im Team und arbeite täglich in einer Unternehmenskultur, in der es Spaß macht (und belohnt wird), Initiative zu ergreifen!

Und so bewirbst du dich

Wir haben ein nicht standardisiertes Bewerbungsverfahren. Um den Prozess zu beschleunigen, stellen wir im Bewerbungsformular einige persönliche Fragen, die wir sonst in Interviews stellen. Somit können wir uns von Beginn an auf deine Stärken konzentrieren.

Wenn die Position zu dir passt und Remote-Arbeit, TrafficPrisma sowie unsere Philosophie dein Ding ist, dann bewirb dich jetzt und sende uns deine Bewerbung zu. Nachdem du dich beworben hast, wirst du von uns so schnell wie möglich hören und eine Rückmeldung erhalten.

Also, los gehts und viel Erfolg!
Dein TrafficPrisma-Team

* Mit dem Absenden deiner Bewerbung erklärst du dich einverstanden, dass TrafficPrisma deine personenbezogenen Daten für Personalzwecke, interne Organisationsplanung sowie verwandte Zwecke verarbeiten darf.