1. Beschreibung

Als "Personal / HR Assistant" bist du Teil der Personalabteilung und suchst systematisch Top-Talente, junge Kreative, Führungskräfte sowie Teamplayer und formst aus diesen schlagkräftige Scrum-Teams. Du bist verantwortlich für das Talent-Scouting und Recruiting von neuen Mitarbeitern, Freelancern und virtuellen Assistenten.

Du koordinierst den Personalbedarf für alle Teams im Unternehmen und baust diese 100% agil und remote-fähig auf. Mit Karrierenetzwerken bzw. Recruiting-Tools suchst du nach geeigneten Kandidaten und pflegst eine Personaldatenbank bzw. Talentpool. Eingehende Bewerbungen wertest du aus, schreibst Absagen oder Zusagen und führst Interviews.

2. Deine Ziele

Als Personal / HR Assistant ist es dein oberstes Ziel, dass stets alle Stellen im Unternehmen besetzt sowie Schlüsselstellen doppelt besetzt sind, sodass alle Abläufe im Unternehmen reibungsfrei funktionieren. Zu diesem Ziel gehört es die besten, engagiertesten und motiviertesten Talente zu finden und deren Stärken zu analysieren.

Als ein weiteres Kernziel entwickelst und optimierst du mit deinem Team alle Personal-Prozesse des C.O.R.E. Frameworks weiter. Dabei dokumentiert ihr die wichtigsten Prozesse, Systeme, Workflows und Dokumente des Personalbereiches, verbesserst den kollaborativen Einstellungsprozess, den Ablauf des Onboardings sowie die Qualität interner Trainings.

Du nimmst deine Aufgaben so wahr...

✓ dass alle in deinem Bereich anfallenden Aufgaben sachlich richtig, zügig, termingerecht, kompetent und wirtschaftlich erledigt werden;

✓ dass personalwirtschaftliche Rahmenbedingungen geschaffen werden, welche geeignet sind, die Potentiale der Mitarbeiter zu aktivieren und für die Unternehmensziele gewinnbringend verfügbar zu machen;

✓ dass das Unternehmen über eine funktionierende Personalverwaltung verfügt und die vorgegebenen HR-Ziele eingehalten werden;

✓ dass die Geschäftsführung bei sich abzeichnenden Personalmangel rechtzeitig informiert wird und Lösungen erarbeitet werden;

✓ dass die gesetzlichen Vorschriften, Verträge, Betriebsvereinbarungen, soweit sie das Personlawesen betreffen, eingehalten werden;

✓ dass durch mittel- und langfristige Konzepte zur Personalentwicklung dem Unternehmen das erforderliche Wissen zur Verfügung steht;

✓ dass alle relevanten Personal-Prozesse entwickelt, optimiert sowie systematisch in das C.O.R.E. Framework eingepflegt werden;

✓ dass rechtliche Regelungen & Unternehmensvorgaben zur Personalpolitik umgesetzt und vakante Stellen im Unternehmen besetzt werden;

✓ dass jeder Bereich bzw. jedes Scrum-Team im Unternehmen jederzeit über ausreichend qualifizierte und motivierte Mitarbeiter verfügt;

✓ dass die Vertraulichkeit aller Personalakten, Daten, Organigramme, Weiterbildungspläne sowie sensible HR-Daten gewährleistet ist;

✓ dass das Unternehmen bei allen potentiellen Kandidaten, sowie generell im öffentlichen Bereich, als kompetentes, zielstrebiges, engagiertes, sowie seriöses Unternehmen mit klarer Vision wahrgenommen wird;

✓ dass Vorgesetzte jederzeit über den Stand der Entwicklung bei einzelnen Teams sowie über ungewöhnliche Vorkommnisse unterrichtet sind;

✓ dass die Zusammenarbeit mit anderen Stellen des Unternehmens so gestaltet wird, dass der Informationsfluss jederzeit reibungslos funktioniert und insgesamt eine gute Zusammenarbeit gewährleistet ist.

3. Deine Aufgaben

Deine Aufgaben als Personal / HR Assistant sind vielfältig und müssen sich nicht direkt nur auf deine Position beziehen. Vielmehr sind sie im Kontext deiner Position sowie ggf. deines Teams zu verstehen, welches du führst bzw. mit welchem du kollaborativ arbeitest:

✓ Erstellen von Stellenbeschreibungen und Anforderungsprofilen auf unserer Unternehmenswebsite bzw. im C.O.R.E. Framework;

✓ Veröffentlichung von Stellenanzeigen in Karrierenetzwerken, Jobportalen, Nischen-Jobseiten und/oder Praktikanten-Plattformen;

✓ Aktives Suchen nach Talenten, Influencern und Top-Experten, um gezielt Schlüsselstellen im Unternehmen zu besetzen;

✓ Führen von Interviews und Einstellungsgesprächen (Online/Offline) sowie anschließende Auswertung und Durchführung von Assessments;

✓ Ausrichtung der Personalbedarfs- und Personalentwicklungsplanung an den strategischen Zielen und Meilensteinen des Unternehmens;

✓ Aufbau eines Personalentwicklungskonzeptes zur systematischen Förderung aller Mitarbeiter, Freelancer und Assistenten;

✓ Aufbau von Einarbeitungsabläufen ("Wizards"), um (neue) Mitarbeiter schnell und zuverlässig in ihre Aufgabenbereiche einzuarbeiten;

✓ Führen von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen, Beurteilungen und Befragungen, um das interne Klima zu optimieren;

✓ Schaffung einer großartigen Lernatmosphäre mit Spaßfaktor sowie Aufbau einer Atmosphäre für freiwillige Spitzenleistungen;

✓ Aufbau und Entwicklung des unternehmensinternen "Frameworks" für den HR-Bereich sowie Standardisierung der Personal-Prozesse;

✓ Dokumentieren relevanter HR-Prozesse sowie passender Ressourcen (Templates, Muster, Vorlagen, Dummies, Checklisten etc.);

✓ Aufbau von Mitarbeiter-Entwicklungsplänen, internen Trainingsunterlagen sowie Koordinierung von Online-Trainings und Team-Seminaren;

✓ Entwicklung von Personalmarketing-Maßnahmen, Aufbau eines starken Employee-Brandings sowie Pflege des HR-Bereiches der Website;

✓ Abfassung von qualifizierten (Zwischen-)Zeugnissen für Mitarbeiter sowie Erstellung / Aktualisierung von Anforderungs- und Personalprofilen;

✓ Mitgestaltung von Gruppenprozessen wie Teambildung, Lerngruppen, Konfliktmanagement sowie Optimierung von Meetingabläufen;

✓ Durchführung von Disziplinarmaßnahmen sowie fristgerechten und fristlosen Kündigungen nach Anweisung von Vorgesetzten;

✓ Koordination von Bildungsmaßnahmen mit dem Unternehmenstrainer bzw. Auswahl externer Dozenten für die interne Weiterbildung;

✓ Fortentwicklung des Beurteilungswesens sowie Entwicklung interner Maßnahmen bei Gratifikationen, Jubiläen und Awards;

✓ Verfassen von Arbeitsverträgen zur Vorlage beim Personal-Manager sowie ggf. Prüfung der rechtlichen, sachlichen und formalen Voraussetzungen für Abschluss, Änderung oder Verlängerung von Arbeitsverhältnissen;

✓ Sichtung von Bewerbungen sowie Vorauswahl gemäß Anforderungsprofil samt erforderlichen Schriftwechsel und ggf. Gesprächen.

4. Dein Profil

Du hast bereits Erfahrung im Bereich Human Resources (HR). Zudem solltest du mit Recruiting vertraut sein und dich mit Prozessen im Personalbereich auskennen. Du bist leidenschaftlicher Personaler und nimmst die Herausforderung an, ein "Remote-Unternehmen" zu besetzen und aus Mitarbeitern Spitzenteams zu formen.

Du bist eine zuverlässige Person, die Spaß an der Arbeit und an Teamwork hat und dabei selbstständig und unabhängig arbeiten kann. Die obere Liste deiner Aufgaben überfordert dich nicht, sondern du betrachtest sie als Leitfaden für die nächsten Jahre und bist langfristig dabei. Und du kannst dich klar mit den folgenden Wesenszügen identifizieren:

✓ jederzeit umgänglich, freundlich und kommunikativ in Gesprächen

✓ emotional kontrolliert, wenn es hektisch und/oder stressig wird

✓ offen & locker, ohne jedoch die Ernsthaftigkeit der Arbeit zu verlieren

✓ ausbalanciert, hilfsbereit und mit sozialer & emotionaler Kompetenz

✓ jederzeit lernfähig, lernbereit und wissbegierig bei neuen Themen

✓ strategisch, planerisch, methodisch, klar und langfristig denkend

✓ inneren positiven Dialog, dankbar dem Leben gegenüber hilfsbereit

✓ motiviert, vorbildlich und fleißig an neue Aufgaben herangehend

✓ strukturiert, zuverlässig, sauber und qualitativ in der Arbeitsweise

Um die Aufgaben optimal lösen zu können, solltest du dich auskennen mit Personalplanung, Personalentwicklung, Personalcontrolling, Beschaffung, Personaltraining, Motivation sowie (Team-)Kommunikation.

Du bist vertraut mit Microsoft Office, Gdrive und kannst dich schnell in neue Cloud-Apps wie Freshteam, Kajabi, Zapier oder andere Tools des Techstacks einarbeiten sowie selbstständig Remote arbeiten.

5. Unsere Leistungen

Zuerst bieten wir dir das Ende des Hamsterrads wie in herkömmlichen Bürojobs an! Als reines Internet-Business ermöglichen wir dir zu 100% Remote von den verschiedensten Orten der Erde aus zu arbeiten. Oder auch traditionell vom Home-Office oder Coworking-Space.

Doch wir bieten dir noch etwas anderes, dass mehr Wert ist als geografische oder bürokratische Freiheit: die Teilnahme an und den Aufbau einer Vision die größer ist als wir alle zusammen: Wir sind dabei, einen Unternehmens-Prototypen in der Cloud aufzubauen und damit etwas so komplexes wie Unternehmensaufbau so easy wie Blogging zu machen.

Dabei legen wir bei unseren Scrum-basierten Remote-Teams hohen Wert auf Kommunikation, Engagement und Effizienz. Alle unsere Prozesse sind präzise dokumentiert. Du sorgst dafür, dass diese weiter optimiert werden und (neuen) Mitarbeitern, Partnern und Kunden im C.O.R.E. Framework sowie TrafficPrisma-Account zur Verfügung stehen.

Dafür bieten wir dir folgendes an:

✓ Du erlebst ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit vielen tollen Kollegen.

✓ Du tauchst in eine kreative, lernbereite sowie offene Atmosphäre ein.

✓ Du erhältst viel Raum für eigene Gestaltungen, Verbesserungen & Ideen.

✓ Du wirst jederzeit Unterstützung erfahren, um dich weiterzuentwickeln.

✓ Du hast freie Zeiteinteilung & kannst nach deinem Biorythmus arbeiten.

✓ Du kannst weltweit Kollegen besuchen & temporär im Ausland arbeiten.

✓ Du bekommst Zugriff auf enormes Knowhow & exklusive Masterminds.

✓ Du erhältst aufgrund unseres Produktes tiefe Einblicke in Unternehmen.

✓ Du bekommst eine FitnessGym-Card für deine Stadt & Ernährungsplan.

✓ Du kannst Gratis alle Amazon-Kindle Ebooks & Udemy-Kurse beziehen.

✓ Du nimmst teil an 2 "Come Together" Retreats/Jahr mit unserem Team.

✓ Du wirst geführt von erfahrenen Leadern & einem starken Management.

✓ Du bekommst eine intensive Ausbildung sowie permanentes Training.

Genieße Freiräume bei der Gestaltung von Aufgaben. Treffe Entscheidungen gemeinsam im Team und arbeite täglich in einer Unternehmenskultur, in der es Spaß macht (und belohnt wird), Initiative zu ergreifen!

Und so bewirbst du dich

Wir haben ein nicht standardisiertes Bewerbungsverfahren. Um den Prozess zu beschleunigen, stellen wir im Bewerbungsformular einige persönliche Fragen, die wir sonst in Interviews stellen. Somit können wir uns von Beginn an auf deine Stärken konzentrieren.

Wenn die Position zu dir passt und Remote-Arbeit, TrafficPrisma sowie unsere Philosophie dein Ding ist, dann bewirb dich jetzt und sende uns deine Bewerbung zu. Nachdem du dich beworben hast, wirst du von uns so schnell wie möglich hören und eine Rückmeldung erhalten.

Also, los gehts und viel Erfolg!
Dein TrafficPrisma-Team

* Mit dem Absenden deiner Bewerbung erklärst du dich einverstanden, dass TrafficPrisma deine personenbezogenen Daten für Personalzwecke, interne Organisationsplanung sowie verwandte Zwecke verarbeiten darf.